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Cómo aumentar tu productividad reduciendo el número de reuniones

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Reunitis . O habilidad de algunos directivos para establecer reuniones de forma periódica para hacer ver al mundo que están haciendo algo productivo. Curioso como su voluntad de mostrar su efectividad merma la efectividad de aquellos que asisten a su reunión. ¿no hemos aprendido nada de los dos últimos años? Un reciente estudio sobre reuniones, afirma que siete de cada diez reuniones no valen para nada. Te enseñamos aquí a valorar si debes aumentar tu productividad reduciendo el número de reuniones a las que asistes.

Bastante estrés tenemos como para encima meter «más leña al fuego» convocándonos a reuniones que influyen directamente en nuestro bienestar físico y psicológico. Si bien la reuniones se redujeron en cuanto a la duración en plena pandemia, en el caso del número absoluto aumentar. Parece que la gente quería demostrar al mundo que seguía trabajando a pesar de estar en casa, y la única forma de hacerlo era haciendo reuniones.

Además ahora con las nuevas tecnologías, no hace falta moverse entre plantas para establecer una reunión de forma inmediata, una necesidad única de tener una cámara y un micrófono. Olvidaros de las carreras por los pasillos o de la temperatura ideal de la sala. Ahora todo se hace desde casa, sin moverse. Los estudios no solo demuestran que un mayor número de reuniones produce un mayor estrés y falta de productividad, sino que además puede provocar la denominada fatiga del zoom, de la que ya hablamos en plena pandemia.

Sin duda las reuniones ya no son la mejor manera para que los directivos recién ascendidos logren estar más expuestos . De hecho, si quieren ganar puntos como directivos y ser percibidos como emocionalmente inteligentes, deberían convocar muchas menos reuniones.

Los beneficios de tener menos reuniones

El bienestar del empleado aumenta exponencialmente cuanta más libertad y autonomía tenga. Se sienten mucho más empoderados que cuando tienen que estar diciendo lo que hacen en cada minuto. Además , las reuniones online producen una mayor necesidad de atención y por tanto una mayor fatiga visual y mental como podemos ver en el siguiente gráfico.

Diseño de Diego Antoñanzas De Toledo

Que no haya reuniones no quiere decir que los empleados no puedan conectarse entre sí. Es más, sin reuniones la comunicación es cualitativamente mucho más efectiva porque es mucho más personalizada. Hoy en día el uso de programas informáticos de productividad, chat, gestión de proyectos y conferencia en tiempo real permiten que los malentendidos pasen a un segundo plano. Y aunque parezca mentira, un número excesivo de reuniones, produce malentendidos, porque hay gente que no se atreve a preguntar, o a compartir con los asistentes aquello que piensa. Esto en cambio a nivel individual no ocurre, o no ocurre tanto.

Cómo reducir el número de reuniones

A continuación te indicamos algunos de los consejos que se usan desde el punto de vista de productividad y concentración empresarial y que ayudan a cambiar el modo en el que nos relacionamos con las reuniones.

Escoge sólo aquélla reunión que sea importante para ti.

¿cuántas reuniones has tenido que no han valido para nada? Por lo general siempre decimos que aquella reunión en la que actúas meramente de oyente te la puedes ahorrar, dado que se puede enviar como «paper» por medio electrónico. Así puedes decidir cuándo y cómo te conectas. Si te involucras en la reunión, consideramos que son importantes aquellas de logros y errores, de aclaración de malentendidos, o de distribución de recursos eficaz.

No programes reuniones periódicas si no son fundamentales.

Todavía me acuerdo de un jefe que tuve que aprovechaba las reuniones de los viernes para echarse flores sobre sus responsabilidades y echarnos lo que no eran flores sobre las nuestras.

Muchas de las reuniones de programación de proyectos pueden celebrarse «sobre las marcha de acontecimientos» con herramientas tipo Asana que facilita el trabajo en equipo. Sin duda sirven para aprovechar mucho mejor el tiempo, compartir dudas, o ver de un vistazo la programación de una tarea concreta por funciones y personas.

Utiliza herramientas que eviten tener reuniones

Adoro cuando mandan preguntas abiertas a través de formularios, es uno de los mejores brain stormings que puedes crear . Permites que el equipo pueda pensar desde el autobús, en compañía de sus amigos, o paseando por el campo. La limitación en tiempo nunca se llevó bien con el desarrollo creativo.

Otra idea de cara a mejorar la productividad podría ser mantener reuniones de pie, limitarlas a 20 minutos, o tener claro el objetivo de la reunión y el papel de cada uno de los participantes.

Y tu ¿qué opinas de las reuniones?


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