Cómo hacer más en menos tiempo

Llevamos unos días en Madrid, desde que han cerrado por obras la línea 6 de Metro, que viajar a primera hora es una locura. Atascos impresionantes, vagones a rebosar, maratones de gente que no llega a tiempo. Y luego llega el viernes… que se supone que es el tiempo para descansar… y aparece el pensamiento recurrente¿Cuántas veces has acabado la semana con la sensación de no haber hecho nada realmente importante? Reuniones eternas y aburridas, tareas que crecen, y proyectos estratégicos que nunca terminan de arrancar. Nos engañamos pensando que la productividad es una maratón, cuando en realidad, el éxito en la gestión de tu tiempo se parece mucho más a un camión de bomberos cuyo objetivo es salvar vidas.

En una maratón, si lo haces bien, deberías tener tiempo para planificar, entrenar durante meses de forma progresiva y correr con la amenaza constante de lesionarte. En el mundo de los negocios (y en la vida) ocurre lo mismo: demasiado tiempo dedicado a pensar, debatir y buscar excusas para no avanzar. ¿El resultado? Poco movimiento real. Dedicamos mucho tiempo a ser estrategas,… , pero los fuegos del día a día nos abrasan y nos impiden avanzar. ¿cómo podemos correr más? ¿cómo aprender la técnica del sprint para hacer más en menos tiempo?

El sprint te obliga a decidir rápido, a enfocarte en lo esencial (poniendo foco)  y a aprender sobre la marcha. Es velocidad, claridad, pero sobre todo es acción. Y cuando actúas con foco y rapidez, todo se ve más nítido. Ganar tiempo para lo importante. ¿pero cómo se logra eso?

Aquí van algunas claves que yo mismo aplico y he aplicado en mi vida profesional y personal para hacer más en menos tiempo:

1. 1. Elige una sola prioridad. No cinco, no diez. Una. La que de verdad te quite el sueño. Eso tiene que ver mucho con el propósito . ¿sabes ya lo que el mundo se estaría perdiendo si tu no estuvieras aquí? Pues eso es tu propósito, lo que te va a hacer movilizarte de la cama un día que te levantas con dolor de cabeza y te gustaría quedarte 3 horas más. Pero tu propósito, tus ganas de hacer algo nuevo cada día por un mundo mejor … hará que muevas el mundo.
   2. En las reuniones, Pon un decisor y un controlador de tiempo claros. Si no hay nadie que tome decisiones, podemos pasarnos todo el día discutiendo. A la hora de cerrar una reunión es fundamental saber qué se va a discutir, de cuánto tiempo disponemos y cual va a ser el proceso final para tomar una decisión al respecto.
   3. Crea un equipo pequeño y comprometido. Más de seis personas solo garantiza ruido. El otro día discutía con un cliente, porque me decía que tenía uno de sus directores sobrecargado con 20 personas en reporte directo. Eso es imposible de manejar. Si quieres tener un equipo líder, no deberías de tener más de seis u ocho reportes directos como mucho. En este caso el tamaño sí que importa pero a la baja.
   4. Define el final antes de empezar. Si no sabes cómo es la meta, nunca sabrás si llegaste. Muchas veces nos ponemos a trabajar de forma inconexo, tomando decisiones rápidamente, sin conocer muy bien cuál va a ser nuestra meta. Definir un objetivo hará que nos preparemos mejor, y sobre todo sacar lo  mejor de cada uno de nosotros para lograrlo antes.
   5. Haz visible el progreso. No sólo hacia fuera, sino principalmente hacia dentro. Dedica tiempo a agradecer, felicitar, y sobre todo celebrar los pequeños hitos que vayas cumpliendo. El equipo necesita de un impulso permanente, y este tipo de celebraciones ayuda a reponer las pilas que todos necesitamos.
   6. Prototipa y prueba sin miedo. Perseguir la perfección es la excusa favorita de los que nunca terminan nada de la manera que uno espera terminar las cosas. Una de las cualidades que más me gusta del método Lean es la capacidad que tiene para reinventarse cada día. Para exprimir al máximo la mejora continua sin obsesionarse con la perfección. 

Hay que entender muy bien la función ser ágil en contraposición a la función ser rápido. La primera tiene como objetivo cumplir un objetivo, la segunda tiene como objetivo ser más rápido, sin que le preocupe nada la consecución del objetivo. Nos pasamos la vida corriendo. Y a veces el recorrido está lleno de obstáculos que hacen que nuestro objetivo final no se cumpla.

Por eso es importante ser ágiles, y a veces incluso frenar para lograr conseguir aquello que buscamos.

La gestión del tiempo no va de correr más horas, sino de correr mejor. No es cuestión de fuerza bruta, sino de inteligencia, foco y disciplina. El Sprint no es correr por correr, es hacerlo de forma inteligente . 

Hoy Te propongo un reto: elige hoy un problema importante y dedícale una semana de modo sprint. Verás que en siete días puedes lograr más que en un mes de reuniones.

Porque hacer más en menos tiempo no es trabajar más duro, sino trabajar con más claridad e inteligencia.Y si lo que buscas es un curso para gestionar mejor tu tiempo te recomiendo este workshop de gestión del tiempo y la productividad.