Muchas empresas están sufriendo problemas de productividad y gestión del tiempo. Cuando me solicitan como conferenciante de motivación para mejorar problemas de estrés y gestión del tiempo es necesario saber dónde está el origen de ese estrés. O falta delegación, o el equipo no está preparado para sus funciones, o hay un problema de liderazgo, o falla el proceso. Hoy quiero hacerte ver que la mayor parte de las veces es porque falla el proceso. Es decir, porque probablemente el proceso que hasta ahora se ha usado ha funcionado, pero ahora mismo ya no vale, hay que cambiarlo. ¿cómo gestionar un cambio de proceso cuando la productividad no es la deseada?
Muchas de las cosas buenas que ocurren en el mundo empresarial tienen como escenario un espacio alejado de la oficina. Corría el año 1956, cuando Manuel Jalón Corominas, capitán ingeniero aeronáutico, comenzó sus ensayos inspirado en el recuerdo que conservaba de sus prácticas en Estados Unidos. Unos meses antes, en un bar de Zaragoza, Manuel observó con un amigo cómo una mujer limpiaba el suelo de rodillas. No hacían falta muchas lecciones de humanidad para reconocer que aquello era una atrocidad. Este trabajo no solo dañaba las manos con los productos químicos usados, sino que además provocaba problemas como la deformación de columna y las inflamaciones en las rodillas. Los dos amigos no se quedaron impasibles ante semejante denigración humana. De allí salieron con el propósito de inventar algo nuevo,. , de cambiar el proceso.
Casualmente dos años antes, Jalón había visto cómo en los hangares militares de Estados Unidos limpiaban el aceite del suelo con mopas y cubos con una especie de palos enganchados a rodillos. Inspirado por esta técnica, decidió adaptarla al ámbito del hogar para liberar a las mujeres de la esclavitud que era agacharse durante horas. Finalmente, en 1958 fundó Manufacturas Rodex S.A., donde fabricó las primeras fregonas: un palo con tiras de algodón y un cubo metálico con unos rodillos para escurrir el agua.
No te lo vas a creer, pero al principio las amas de casa eran reticentes al uso de la fregona, convencidas de que sus manos eran más eficaces a la hora de quitar la suciedad de los suelos. Para demostrar su utilidad, los vendedores realizaban demostraciones en tiendas, llevando los artilugios necesarios consigo. Poco a poco, hospitales y hogares comenzaron a adoptarla. Los periódicos la presentaron como un «lavasuelos ultramoderno» «que incluso los hombres podían usar sin vergüenza»… ( cuánto quedaba por hacer )
La fregona evolucionó rápidamente: los flecos se hicieron más resistentes y el cubo metálico fue sustituido por uno de plástico con un escurridor inspirado en los tricornios de la Guardia Civil. Este invento revolucionó la limpieza doméstica, mejorando la calidad de vida de millones de personas y se convirtió en un éxito mundial. Aunque inicialmente «fregona» hacía referencia a las mujeres que fregaban, hoy es sinónimo del utensilio que ha transformado la limpieza.
¿cuántos años estuvieron las pobres mujeres utilizando el proceso de ponerse de rodillas para fregar porque siempre había funcionado así? ¿cuántas empresas siguen repitiendo una y otra vez los mismos procesos porque siempre han funcionado y no hace falta cambiarlos?
Cuando hay cuellos de botella causados por el estrés o la errónea gestión del tiempo, raramente los líderes empresariales ven problemas en los procesos, especialmente cuando los han creado ellos. Surge la resistencia al cambio, ese eterno problema empresarial. Siempre echan «la culpa» a la falta de profesionalidad del equipo, o incluso a un posible problema de liderazgo. Pero la mayor parte de las veces es un problema del proceso. De venir haciendo lo mismo durante siglos y esperar diferentes resultados.
«Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando resultados diferentes.» Albert Einstein .
Durante miles de años nadie se dio cuenta que había alguna forma de cambiar el proceso y mejorar la productividad de fregar los suelos del hogar. Nadie quería cambiar el proceso, por miedo a que el nuevo no funcionara o lo hiciera peor que el anterior.
Cambiar un proceso, como en cualquier cambio, requiere de una técnica, no se puede hacer precipitadamente. Existen procedimientos probados de gestión del cambio que facilitan enormemente la adopción de nuevos procesos que ayuden a mejorar la productividad y la gestión del tiempo.
Aquí te enseño 10 pasos para aplicar un cambio en los procesos empresariales y asegurar el éxito de dicho cambio al mismo tiempo que la aceptación por parte de los colaboradores que tienen que adaptarlo en su día a día.
- Identifica claramente el proceso a cambiar y establece objetivos medibles.
- Realiza un piloto previo para verificar la viabilidad del cambio y detectar posibles problemas.
- Designa «embajadores del cambio» para liderar y promover la transformación desde dentro.
- Comunica eficazmente antes del cambio, explicando los beneficios y abordando inquietudes. Destina tiempo a detectar posibles resistencias, al cambio o personas conflictivas, con las que tendrás que dedicar más tiempo
- Proporciona la formación y la capacitación adecuada a todos los involucrados en el nuevo proceso.
- Durante la implementación, mantén una comunicación constante y transparente. Dedica un tiempo especial a decir qué funciona y qué no en el proceso del cambio. No tengas miedo a mostrar vulnerabilidad y mantén transparencia en la comunicación del proceso a los colaboradores afectados.
- Realiza ajustes continuos basados en la retroalimentación y los resultados obtenidos.
- Documenta las lecciones aprendidas y compártelas con toda la organización.
- Comunica los logros obtenidos tras la implementación del nuevo proceso para reforzar la aceptación y el compromiso.
- Establece métricas claras que cualquiera pueda consultar para evaluar el éxito del cambio. Es la forma más rápida de generar la conciencia necesaria para futuros cambios.
¿estás dispuesto/a a cambiar el proceso? ¿necesitas perder el miedo al cambio? Si necesitas ayuda externa no dudes en contratar mis servicios como conferenciante o coach empresarial. ¡estaré encantado de poder compartir contigo mis humildes conocimientos! Como ves , mejorar la productividad cambiando el proceso es algo que es bastante frecuente pero que a veces no destinamos el esfuerzo o la importancia necesaria.